Cyfrowa rewolucja w warszawskim pogotowiu ratunkowym

Kierownictwo Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie postawiło na nowoczesne technologie. Od teraz zarządza flotą karetek za pośrednictwem nowoczesnych narzędzi cyfrowych, a dzięki systemowi ERP TETA precyzyjnie śledzi koszty oraz jakość świadczonych usług medycznych. To pierwszy taki projekt nie tylko w Polsce, ale i w tej części Europy.

Skala działania „Meditrans”

Od lat jednym z największych problemów polskiej służby zdrowia jest przerośnięta do granic możliwości biurokracja. Lekarze, oprócz leczenia pacjentów muszą znaleźć też czas na uciążliwe wypełnianie papierowych dokumentów. Do tej pory z podobnym problemem borykała się Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie, która jest największą w kraju i jedną z największych w tej części Europy stacją pogotowia ratunkowego. Dysponuje 84 zespołami ratownictwa medycznego (ambulansami), 39 stacjami wyczekiwania – najdalsze zlokalizowane są nawet 40 km od centrum Warszawy.
„Meditrans” zatrudnia ponad 1200 osób. Notuje nawet 1000 wyjazdów na dobę, co stanowi aż 8% wszystkich interwencji medycznych realizowanych przez zespoły ratownictwa medycznego w kraju.

Cyfryzacja usług medycznych

Efektywne zarządzanie takim potencjałem nie było proste, tym bardziej, że dotąd wszystko odbywało się w tradycyjny sposób na papierze. Tymczasem w krajach wysoko rozwiniętych wdrażanie cyfryzacji w służbie to od kilku lat priorytet, a innowacje zmieniają oblicze medycyny. Polska w tym obszarze także robi zauważalne postępy. E-recepty, czy nowy elektroniczny system rejestracji do lekarza, który działa w Polsce od 1 czerwca – to tylko początek nadchodzącej rewolucji.

– Jak pokazują badania naukowców z Tokyo Institute of Technology, cyfrowe innowacje w usługach medycznych zmieniły dotychczasowe praktyki medyczne. Nowatorskie rozwiązania software'owe są teraz samodzielnymi produktami medycznymi, a innowacja opiera się na trzech filarach: rozwiązaniach umożliwiających prowadzenie zaawansowanej wizualizacji danych, rozwiązaniach służących do analizy i interpretacji dużych zasobów danych oraz na oprogramowaniach i aplikacjach, które pomagają w monitorowaniu jakości świadczonych usług medycznych oraz w prowadzeniu bieżących interwencji medycznych – mówi Piotr Owczarski, rzecznik prasowy Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie – Ameryki zatem nie odkryliśmy, ale zdecydowaliśmy się na wdrożenie rozwiązań cyfrowych, które byłyby stworzone od podstaw dla nas, i które odpowiadałyby na nasze potrzeby; bo szpital szpitalowi nierówny i stacje pogotowia w kraju także sobie nierówne.

Specjaliści nie mają złudzeń, że rozwiązania cyfrowe, w tym także sztuczna inteligencja to przyszłość nowoczesnej, ale także sprawnie działającej służby zdrowia, w której optymalizacja procesów skróci kolejki do lekarzy, zwiększy dostępność ambulansów i poprawi wydolność całego systemu służby zdrowia.

– Mazowsze od lat stawia na innowacje. W roku 2021 roku Sejmik Województwa Mazowieckiego przyjął Regionalną Strategię Innowacji dla Mazowsza do 2030 r. Między innymi wspieramy startupy, które nie tylko przodują pod względem innowacji technologicznych, lecz także pozytywnie wpływają na społeczeństwo. Inwestujemy także w innowacje w obszarze zdrowia. Wyposażamy szpitale w nowatorski sprzęt medyczny, stacje pogotowia w nowoczesne karetki z najnowocześniejszym dostępnym na europejskim rynku sprzętem medycznym, które są takimi jednołóżkowymi szpitalami na kółkach – mówi Adam Struzik, marszałek województwa mazowieckiego.

– Nowoczesne rozwiązania softwarowe wdrożone w Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie przeniosły nasze pogotowie w inny wymiar, a jednocześnie pozwalają nam utrzymać pozycję lidera w ratownictwie medycznym. „Meditrans” w Warszawie wyróżnia się i jest „naj” w wielu obszarach, co nas bardzo cieszy, bo siłą Mazowsza są silne i nowoczesne instytucje, które nie boją się innowacji. Na Mazowszu innowacyjność mamy więc we krwi, dlatego tak szybko się rozwijamy i dlatego jesteśmy wzorem do naśladowania dla wielu regionów w Europie, a nawet na świecie – kontynuuje marszałek Adam Struzik.

Dedykowane oprogramowanie ERP do zarządzania usługami

W 2023 r. ogłoszono przetarg na zakup zaawansowanego systemu ERP dla potrzeb WSPRiTS „Meditrans” SPZOZ w Warszawie. Warunkiem koniecznym przy wyborze systemu była możliwość jego dostosowywania do potrzeb „Meditrans”. Od sierpnia rozpoczął się żmudny proces tworzenia koncepcji i wymagań, które były podstawą do budowy odpowiednich narzędzi cyfrowych. Odbyły się setki godzin spotkań z ekspertami, by wdrażany system mógł spełniać także potrzeby, które mogą pojawić się w przyszłości.

– Zależało nam na tym, by wprowadzić nowoczesny, powiem więcej – nowatorski system zarządzania flotą karetek oraz system oprogramowania ERP, który wspomagałby nas w efektywnym i optymalnym pod wieloma względami zarządzaniu WSPRiTS „Meditrans” SPZOZ w Warszawie, m.in. wspierając automatyzację i procesy w finansach, zasobach ludzkich, łańcuchu dostaw, usługach, nabyciu i nie tylko – mówi dr n. o zdr. Karol Bielski, dyrektor Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie – Chcieliśmy zautomatyzować ręczne, pracochłonne procesy, które – jak się szybko okazało – były niskoefektywne. Utrudniały nam też one dokładne monitorowanie kosztów – chociażby w obszarze transportowym.

Wdrożenie i pierwsze efekty

Tzw. software był programowany i wdrażany pod potrzeby WSPRiTS „Meditrans” SPZOZ w Warszawie przez sztab programistów i informatyków. Następnie specjaliści przeszkolili pracowników pogotowia, by w 100 proc. mogli wykorzystywać możliwości oprogramowania. W styczniu 2024 r. rozpoczął się proces wdrażania systemów. W tym czasie pogotowie, dla zapewnienia bezpieczeństwa, pracowało na dwóch systemach: dotychczasowym oraz nowym. Już w czerwcu zauważono pierwsze efekty.

– Są one spektakularne. Spodziewaliśmy się ich, bo taki był cel wdrożeń, ale rozwiązania przeszły nasze najśmielsze oczekiwania. W wielu obszarach czas potrzebny na niektóre procesy został skrócony nawet dziesięciokrotnie. Cyfrowy system rejestracji kart drogowych jest tak intuicyjny, że kierowcom ambulansów wypełnienie karty zajmuje mniej czasu, niż wyjęcie kluczyków z kieszeni i włożenie ich do stacyjki – mówi  dr n. o zdr. Karol Bielski, dyrektor Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie. – Znacząco poprawiła się efektywność operacyjna pogotowia, a precyzyjne śledzenie kosztów oraz poziomu świadczonych usług medycznych pozwala nam na nie tylko na szybką reakcję, ale i na skuteczne podnoszenie jakości wszystkich procesów.

Autorem rozwiązania do zarządzania flotą karetek jest firma Business Flow It, która dostarczyła i dostosowała do wymagań WPRiTS „Meditrans” SPZOZ w Warszawie system TETA ERP firmy UNIT4 Polska sp. z o.o. 

– Papierowe karty drogowe były czasochłonne i podatne na błędy, co prowadziło do opóźnień i nieścisłości w danych, a brak automatyzacji utrudniał szybkie i dokładne przetwarzanie informacji o przejazdach karetek. To z kolei powodowało trudności w dokładnym monitorowaniu kosztów związanych z paliwem, konserwacją i innymi aspektami operacyjnymi – mówi Anna Moskwiak-Karaszewska z Business Flow It. – Cyfrowe rozwiązanie zredukowało błędy związane z ręcznym wpisywaniem danych praktycznie do zera, a to z kolei pozwoliło dyrekcji WSPRiTS „Meditrans” SPZOZ w Warszawie precyzyjne śledzenie kilometrów i czasu przejazdów oraz umożliwiło dokładne monitorowanie kosztów operacyjnych, co pomoże w lepszym zarządzaniu budżetem i zasobami.

Najbliższa przyszłość „Meditrans”

Kierownictwo Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego „Meditrans” SPZOZ w Warszawie nie postawiło jeszcze kropki nad „i”. Rewolucja trwa. W wielu stacjach wyczekiwania oraz w centrali trwają właśnie generalne remonty, które mają podnieść komfort pracy zarówno pracowników administracyjnych, jak i członków zespołów ratownictwa medycznego. W niektórych stacjach generalnych remontów nie było od kilkudziesięciu lat, dlatego wkrótce zmiany na lepsze odczują wszyscy.